6.1 Kundenbeziehungen

MAPFRE ist ständig bestrebt, das Angebot und die Qualität seiner Produkte und Dienstleistungen zu verbessern und vertrauensvolle, von gegenseitigem Respekt geprägte Beziehungen zu seinen Kunden aufzubauen.

Alle Mitarbeiter von MAPFRE müssen sich vorrangig dafür einsetzen, dass die Kunden in allen Bereichen, die von ihnen abhängen, eine aufmerksame und sorgfältige Behandlung und eine hochwertige Dienstleistung erhalten, die sich durch Effizienz, Schnelligkeit und Strenge bei der Erfüllung der eingegangenen Verpflichtungen und der Verpflichtungen, die sich aus den unterzeichneten Verträgen ergeben auszeichnet.

Ein hervorragender Service erfordert das ständige Bemühen, den Kunden zu betreuen und zu verstehen, seine Bedürfnisse zu antizipieren und zu befriedigen, indem man ihm mit klaren und wahrheitsgemäßen Informationen die Produkte und Dienstleistungen anbietet, die für ihn am vorteilhaftesten sind und seinen Bedürfnissen am besten entsprechen.

Geschäftspraktiken, die mit unvollständigen, zweideutigen oder irreführenden Angaben verbunden sind oder die durch Handlungen oder Unterlassungen geeignet sind, den Kunden hinsichtlich der Eigenschaften der Produkte oder ihrer Eignung irrezuführen, sind zu vermeiden. Es verstößt gegen die Politik von MAPFRE, Werbemaßnahmen zu ergreifen oder Marketingmethoden zu verwenden, bei denen für den Kunden relevante Informationen ausgelassen werden oder die aus einem anderen Grund als irreführend angesehen werden könnten.

Personen, die in der kaufmännischen Funktion tätig sind, dürfen auf keinen Fall ihre eigenen Interessen über die des Unternehmens und des Kunden stellen.

6.2 Informationen für die Aktionäre

MAPFRE S.A., ein börsennotiertes Unternehmen und die Muttergesellschaft der MAPFRE-Gruppe, hat eine Kommunikationspolitik mit Aktionären, institutionellen Investoren und Stimmrechtsberatern eingeführt, die auf den folgenden Grundsätzen beruht:

Die Strikte, frist- und formgerechte Einhaltung der gesetzlich festgelegten Kommunikations- und Informationspflichten sowie der Empfehlungen der Unternehmensführung in diesem Bereich.
Die Wahrhaftigkeit und Transparenz der übermittelten Informationen.
Die Bereitstellung angemessener Kommunikationskanäle, damit die Aktionäre ihr Recht auf Information wahrnehmen können.

6.3 Beziehungen zu Lieferanten und Partnerunternehmen

MAPFRE beabsichtigt, dass Lieferanten und externe Mitarbeiter, soweit sie in ständiger und enger Beziehung zum Unternehmen stehen, Grundsätze und Verhaltensregeln einhalten, die im Wesentlichen denen des Kodex entsprechen, und sich weigern, auch nur gelegentlich mit Personen zusammenzuarbeiten, deren Verhalten mit diesen Grundsätzen unvereinbar ist.

Die Mitarbeiter und Führungskräfte, die an Auswahlverfahren für Lieferanten und Partnerunternehmen teilnehmen, müssen:

Die in der Beschaffungsnorm festgelegten Verfahren und Regeln streng anwenden,
insbesondere unter Berücksichtigung der Tatsache, dass die Auswahl und Auftragsvergabe von Produkten oder Dienstleistungen in einem fairen Verfahren und nach objektiven technischen, fachlichen und wirtschaftlichen Kriterien erfolgen muss.
Sich weigern und unter keinen Umständen Anreize, Provisionen, Zuwendungen, Gefälligkeiten oder Vorteile erbitten und jegliches Verhalten vermeiden, das als unangemessen oder ungesetzlich angesehen werden könnte.

Die Lieferanten und Partnerunternehmen können vertraulich eine Beschwerde über das interne Meldesystem der entsprechenden Einrichtung einreichen, wenn sie der Meinung sind, dass die Praktiken der Mitarbeiten von MAPFRE nicht mit den Bestimmungen dieses Kodex übereinstimmen.

6.4 Beziehungen zu Wettbewerbern

Das Unternehmen und seine Mitarbeiter achten darauf, dass sie sich nicht an einem Verhalten beteiligen, das rechtswidrig oder unlauter ist oder gegen das Kartellrecht verstößt.

In den Beziehungen zu Konkurrenten sind Gespräche, Absprachen oder Vereinbarungen über Dienstleistungen, Produkte, Preise, Kunden oder Märkte zu vermeiden und die diesbezüglichen internen Vorschriften sowie die Anweisungen von MAPFRE sind stets zu befolgen.

Im Rahmen der Loyalitätspflichten, die die Beziehungen zu den Wettbewerbern regeln müssen, ist jede irreführende, aggressive oder den Wettbewerb verunglimpfende Handlung oder Geschäfts- oder Werbepraxis sowie jede Handlung, die gegen Treu und Glauben verstößt oder aus anderen Gründen als unlauter oder rechtswidrig angesehen werden kann, ausdrücklich verboten.

6.5 Beziehungen zu Regierungen und Behörden

MAPFRE übt seine Geschäftstätigkeit unter voller Beachtung der geltenden Vorschriften, der Aufsichtsbehörden und aller Behörden der Länder, in denen es tätig ist, aus und verhält sich dabei neutral gegenüber den verschiedenen politischen Optionen.

MAPFRE leistet keinerlei Beiträge zu politischen Kampagnen und finanziert oder spendet auch nicht an politische Parteien, deren Vertreter oder Kandidaten.

Die Mitarbeiter, die sich in Ausübung ihrer Rechte an politischen Aktivitäten beteiligen, müssen dies immer in rein persönlicher Eigenschaft tun und müssen vermeiden, dass ihre Aktivitäten in diesem Bereich MAPFRE zugeschrieben oder mit dem Unternehmen in Verbindung gebracht werden.

Um eventuelle Unvereinbarkeiten feststellen zu können, müssen die Mitarbeiter von MAPFRE ihre Vorgesetzten über die Annahme eines öffentlichen oder politischen Amtes informieren.

6.6 Beziehungen zu Partnern

Die Beziehungen von MAPFRE zu seinen Partnern müssen auf Loyalität und Integrität in ihren jeweiligen Praktiken, Transparenz der Informationen, einem Geist der Zusammenarbeit und gegenseitigem Nutzen beruhen.

Folglich müssen die Mitarbeiter von MAPFRE gegenüber ihren Partnern nach diesen Grundsätzen des Respekts, eines günstigen Umfelds und der Teamarbeit handeln.

MAPFRE wird das Bewusstsein für diesen Ethik- und Verhaltenskodex unter seinen Mitgliedern und die Annahme von Richtlinien, die mit diesem Kodex übereinstimmen, fördern.

6.7 Geschenke, Aufmerksamkeiten und Präsente

Die Mitarbeiter und Führungskräfte von MAPFRE dürfen in ihrer Eigenschaft als solche oder aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit weder direkt noch indirekt Geschenke, Provisionen, Rabatte, Einladungen oder andere Arten von Vorteilen oder Gefälligkeiten von Anbietern, Kunden oder anderen Personen oder Einrichtungen, die mit MAPFRE in Verbindung stehen oder dies beabsichtigen, fordern oder annehmen.

Unbeschadet der Allgemeingültigkeit des Vorstehenden können Gefälligkeiten oder Geschenke von reinem Höflichkeitswert oder von symbolischem oder geringem Wert, die gleichzeitig die folgenden Anforderungen erfüllen, angenommen werden:

Die nicht im Widerspruch zu den von MAPFRE angenommenen Grundsätzen des ethischen Verhaltens und der Transparenz stehen.
Die nicht das Image oder den Ruf von MAPFRE schädigen.
Die sowohl nach den geltenden nationalen Gesetzen und Vorschriften des jeweiligen Landes als auch nach den örtlichen Sitten und Gebräuchen zulässig sind.
Die nicht aus Geldbeträgen oder aus Wertpapieren und Vermögenswerten bestehen, die leicht in bar zu begleichen sind.
Die in transparenter Weise und gelegentlich im Rahmen allgemein anerkannter Geschäftsgepflogenheiten oder gesellschaftlicher Höflichkeit gegeben oder entgegengenommen werden oder aus Gegenständen oder Aufmerksamkeiten mit symbolischem oder wirtschaftlich irrelevantem Wert bestehen und in
jedem Fall weniger als 150 EUR (oder den Gegenwert in der betreffenden Währung) oder den gegebenenfalls für ein bestimmtes Land festgelegten spezifischen Betrag betragen, wobei Zeiträume von sechs Monaten und in Bezug auf jeden Lieferanten, Kunden oder jede mit ihm verbundene Person oder Einrichtung Obergrenzen gelten.

Erhält ein Mitarbeiter ein Geschenk, das den Höchstbetrag überschreitet, muss er seinen Vorgesetzten darüber informieren, der dann entscheidet, ob das Geschenk zurückgegeben oder gegebenenfalls wie es verwendet werden soll.

Bei Zweifeln darüber, ob die Annahme eines Geschenks oder einer Einladung angemessen ist, sollte der Vorgesetzte auf die Situation aufmerksam gemacht und nach seinen Anweisungen gehandelt werden. Ist dies nicht möglich oder hat die verantwortliche Person ebenfalls Zweifel, kann der Fall dem Compliance-Beauftragten des Unternehmens vorgetragen werden.

Geschenke, die im Namen von MAPFRE gemacht werden, sind dadurch gekennzeichnet, dass sie das Markenimage des Unternehmens fördern sollen, und dürfen nur und ausschließlich von Mitarbeitern gemacht werden, die dazu unter den in der Spesenordnung festgelegten Bedingungen ausdrücklich befugt sind. Aus diesem Grund und abgesehen von den Bestimmungen der vorgenannten Vorschrift dürfen Mitarbeiter im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kunden, Lieferanten, Partnern oder anderen
Personen oder Einrichtungen, die Beziehungen zum Unternehmen unterhalten oder unterhalten könnten, weder direkt noch indirekt Geschenke, Dienstleistungen oder andere Arten von Zuwendungen anbieten.

6.8 Interessenkonflikte

Interessenkonflikte entstehen, wenn die persönlichen Interessen der Mitarbeiter oder mit ihnen verbundener Personen direkt oder indirekt den Interessen von MAPFRE zuwiderlaufen oder mit ihnen kollidieren, die ordnungsgemäße Erfüllung ihrer beruflichen Pflichten und Verantwortlichkeiten beeinträchtigen oder sie persönlich in eine Transaktion oder wirtschaftliche Tätigkeit des Unternehmens verwickeln.

Die Mitarbeiter von MAPFRE sind verpflichtet, sich loyal für die Interessen des Unternehmens einzusetzen und sich jeder beruflichen oder persönlichen Tätigkeit zu enthalten, die zu einem Interessenkonflikt mit ihrer Arbeit bei MAPFRE führen könnte. Insbesondere dürfen sie nicht an Verfahren zur Beschaffung von Produkten oder Dienstleistungen mit Unternehmen oder Personen teilnehmen oder diese beeinflussen, zu denen sie eine persönliche oder finanzielle Beziehung haben, noch dürfen sie Personen, zu denen sie eine solche Beziehung haben, eine Sonderbehandlung oder besondere Arbeitsbedingungen gewähren. Sie unterlassen es ferner, das Unternehmen zu vertreten oder sich in Angelegenheiten einzumischen oder die Entscheidungsfindung zu beeinflussen, an denen sie oder mit ihnen verbundene Personen direkt oder indirekt ein persönliches Interesse oder eine wirtschaftliche Verbindung haben.

Als ihnen verbundene Personen gelten diejenigen, die diesen Status aufgrund der für die jeweilige Konfliktsituation geltenden Rechtsvorschriften haben. Als nahestehende Personen gelten auch der Ehegatte oder Personen, die in einem ähnlichen Verhältnis zueinander stehen, die Verwandten in aufsteigender und absteigender Linie sowie die Geschwister des Mitarbeiters selbst und seines Ehegatten oder einer Person, die in einem ähnlichen Verhältnis zu ihm steht, die Ehegatten der Verwandten in aufsteigender und absteigender Linie sowie der Geschwister des Mitarbeiters und die Gesellschaften, die direkt oder indirekt von dem Mitarbeiter oder einer ihm nahestehenden Person kontrolliert werden oder in denen der Mitarbeiter oder die ihm nahestehende Person eine Verwaltungs- oder Führungsposition innehat oder Vergütungen jeglicher Art erhält.

Mitarbeiter, die von einem Interessenkonflikt betroffen sein könnten, müssen vor einer Entscheidung in der betreffenden Angelegenheit die Unternehmensführung über ihren Vorgesetzten informieren, damit die erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden können, um zu verhindern, dass ihre Unparteilichkeit beeinträchtigt wird. Der Mitarbeiter muss von allen diesbezüglichen Maßnahmen absehen, bis er eine Antwort auf seine Anfrage erhalten hat.

6.9 Anti-Korruption, Bestechung

Korruption und Bestechung liegen vor, wenn Mitarbeiter unethische Praktiken anwenden, um einen Nutzen oder Vorteil für das Unternehmen, für sich selbst oder für Dritte zu erlangen.

MAPFRE wendet sich gegen unethische Praktiken, die darauf abzielen, die Handlungen und den Willen von Menschen in unangemessener Weise zu beeinflussen, um Vorteile oder Nutzen zu erlangen. Das Unternehmen erlaubt es auch anderen Personen oder Einrichtungen nicht, solche Praktiken bei ihren Mitarbeitern anzuwenden. Die Antikorruptionspolitik von MAPFRE legt die grundlegenden Regeln und den Rahmen für die Vorbeugung und Aufdeckung von korrupten Praktiken im Zusammenhang mit den Aktivitäten der Gruppe fest.

Die Mitarbeiter dürfen weder direkt noch indirekt Geschenke, Zahlungen, Aufmerksamkeiten, Einladungen, Provisionen, Entschädigungen, Gefälligkeiten oder Vorteile jeglicher Art als Gegenleistung oder in dem Versuch, ihre geschäftlichen oder beruflichen Beziehungen zu öffentlichen oder privaten Einrichtungen, Amtsträgern, Angestellten, Leitern oder Direktoren öffentlicher oder privater Unternehmen oder Einrichtungen, Organisationen und politischen Parteien, Politikern oder Kandidaten für öffentliche Ämter unzulässig zu beeinflussen, erbitten oder annehmen, noch dürfen sie diese versprechen, anbieten oder geben.

Für Gefälligkeitsgeschenke gelten die Bestimmungen im Abschnitt 6.7. dieses Kodex und die entsprechenden internen Regelungen.

Die Mitarbeiter sollten dem Unternehmen über ihren Vorgesetzten oder das interne Meldesystem der betreffenden Einheit alle Fälle von Korruption oder versuchter Korruption melden, von denen sie Kenntnis oder auf die sie einen begründeten Hinweis haben.

6.10 Transparenz der Informationen

Das Vertrauen, das MAPFRE von den verschiedenen Interessengruppen entgegengebracht wird, beruht auf den transparenten, wahrheitsgemäßen und vollständigen Informationen, die das Unternehmen in allen Bereichen seiner Tätigkeit bereitstellt.

Alle Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass die Informationen, die sie intern und extern bereitstellen, korrekt, klar und wahrheitsgetreu sind, und dürfen nicht wissentlich Informationen bereitstellen, die unrichtig, unvollständig oder ungenau sind oder den Empfänger in die Irre führen könnten.

Alle finanziellen oder sonstigen Informationen, die den Aktionären, den Märkten, an denen die Aktien von MAPFRE notiert sind, den Aufsichtsbehörden dieser Märkte und den öffentlichen Verwaltungen mitgeteilt werden, müssen wahrheitsgetreu und vollständig sein und innerhalb der Fristen und sonstigen Anforderungen übermittelt werden, die in den geltenden Vorschriften und allgemeinen Grundsätzen für die Funktionsweise der Märkte und die gute Unternehmensführung festgelegt sind, die die MAPFRE-Gruppe übernommen hat. Insbesondere die Beantragung von Subventionen, Beihilfen oder Geldern der öffentlichen Verwaltungen erfolgt nach den oben genannten Grundsätzen der Wahrhaftigkeit und Transparenz in Bezug auf die Einhaltung der für ihre Gewährung erforderlichen Bedingungen und der strikten Verwendung der in diesem Zusammenhang erhaltenen Beträge für die Zwecke oder Tätigkeiten, für die die Subventionen, Beihilfen oder Gelder gewährt wurden.

Dieser Grundsatz der Transparenz und der Wahrhaftigkeit der Informationen gilt auch für die interne Kommunikation.

Mitarbeiter, die Informationen jeglicher Art in die Computersysteme von MAPFRE eingeben, müssen sicherstellen, dass diese korrekt und zuverlässig sind. Insbesondere müssen alle wirtschaftlichen Transaktionen von MAPFRE klar und genau in den entsprechenden Registern, Systemen und/oder Dateien wiedergegeben werden, wobei die ordnungsgemäße Verwahrung und Aufbewahrung der Informationen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen zu gewährleisten ist. Insbesondere muss der Jahresabschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Wirtschafts-, Finanz- und Eigenkapitallage des Unternehmens, auf das er sich bezieht, in Übereinstimmung mit den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen und den geltenden internationalen Rechnungslegungsstandards vermitteln und den internen und externen Rechnungsprüfern des Unternehmens zur Verfügung stehen.

6.11 Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

MAPFRE hat angemessene Richtlinien, Verfahren und interne Kontrollinstanzen zur Verhinderung und Vermeidung von Operationen im Zusammenhang mit Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung eingerichtet, die alle Mitarbeiter und Vertreter von MAPFRE kennen und anwenden müssen.

Diese Richtlinien und Verfahren legen spezifische Kontrollen für Vorgänge fest, die komplex oder von ungewöhnlicher Art oder Höhe sind oder die keinen offensichtlichen wirtschaftlichen oder rechtmäßigen Zweck haben oder bei denen Anzeichen für Simulation oder Betrug vorliegen. Zum Beispiel, und unter vielen anderen, solche, die in bar oder mit Inhaberschecks oder über Banken mit Sitz in Steueroasen oder nicht-kooperativen Gebieten von Dritten getätigt werden, die in keinem Zusammenhang mit dem Vertrag stehen oder bei denen es nicht möglich ist, die Inhaber zu identifizieren.

Alle Mitarbeiter und Beauftragten der Unternehmen der MAPFRE-Gruppe, die den Vorschriften zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung unterliegen, erhalten eine spezielle Schulung zu diesem Thema (mit unterschiedlicher Tiefe, je nach Risikograd im Bereich der von ihnen ausgeübten Tätigkeiten), in der sie auch darüber informiert werden, wie sie bei der Entdeckung einer verdächtigen Transaktion vorzugehen haben.

Ebenso sind das Handbuch mit den internen Präventionsrichtlinien und -verfahren der Gruppe sowie die Beispielkataloge für Operationen, die mit Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung in Verbindung gebracht werden können, für Versicherungsgesellschaften und Wertpapierdienstleistungsunternehmen ständig über das MAPFRE-Intranet zugänglich.

Wenn sie feststellen, vermuten oder daran zweifeln, dass sich hinter einer Transaktion ein Mittel zur Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung verbergen könnte, müssen sie ihren Vorgesetzten (Mitarbeiter), den Leiter der direkten Dienststelle oder den Direktor für Ressourcen (Bedienstete) oder direkt die Fachstelle für die Verhinderung von Geldwäsche (in beiden Fällen) informieren, wobei sie das in den oben genannten internen Vorschriften beschriebene Verfahren einhalten.

Wir begleiten Sie während des gesamten Prozesses